士業の業務は、重要なデータと常に隣り合わせです。顧客情報、帳票、申請書類——これらを失うことは、信頼の喪失に直結します。突然のトラブルに備えるために、「バックアップ」と「復旧」はセットで考える必要があります。
この記事では、士業が知っておくべき基本的なバックアップの考え方から、いざという時のデータ復旧法まで丁寧に解説します。あなたの貴重なデータを守り、安心して業務を遂行するための具体的な方法を、ぜひ見つけてください。
なぜ今、士業に強固なデータバックアップが必要なのか？
「バックアップは重要」と頭では分かっていても、実際に十分な対策を講じている方は少ないかもしれません。しかし、士業にとってデータ消失は、想像以上に深刻な事態を引き起こす可能性があります。
ランサムウェア、誤削除、物理故障…データ消失の具体的なリスク
データが失われる原因は多岐にわたります。
誤削除・上書き
人為的なミスで、重要なファイルをうっかり削除したり、上書きしてしまったりする事故は日常的に起こり得ます
PCの物理故障
パソコン本体の故障（ハードディスクの破損、水濡れなど）によって、保存していた全てのデータにアクセスできなくなることがあります
自然災害・盗難
地震や火災といった自然災害、あるいは事務所への侵入によるパソコンの盗難など、予期せぬ事態で物理的にデータが失われる可能性もあります
これらのリスクは、いつ、どのタイミングで発生するか予測できません。
「信頼」と「業務継続」を守るためのデータ防衛術
士業にとって、データは業務の基盤であり、顧客からの「信頼」そのものです。顧客情報が失われれば、サービスの提供はもちろん、損害賠償問題に発展する可能性もあります。また、業務に必要な書類が使えなくなれば、申請期限に間に合わず、業務そのものが停止してしまうでしょう。
強固なバックアップ体制を築くことは、単にデータを守るだけでなく、顧客との信頼関係を維持し、万が一の際にも業務を継続するための重要な「データ防衛術」なのです。これは、事業継続計画（BCP）の非常に重要な一部と考えることもできます。
士業のためのバックアップ「3-2-1ルール」の原則
効果的なバックアップ体制を構築するためには、「3-2-1ルール」と呼ばれる原則が非常に有効です。これは世界中で推奨されている基本的な考え方です。
① 「3」つのコピーを作成する（オリジナル＋2つ）
大切なデータは、オリジナルのデータに加え、少なくとも2つのコピー（バックアップ）を作成するようにしましょう。例えば、パソコン上のオリジナルデータ、外付けHDDに保存したコピー、クラウドストレージに保存したコピーといった形です。これにより、一つのコピーが破損しても、別のコピーから復元できる可能性が高まります。
② 「2」種類の異なるメディアに保存する（ローカル＋クラウドなど）
作成した2つのコピーは、異なる種類の保存メディアに保管してください。例えば、パソコン本体と外付けHDDは同じ種類のローカルストレージですが、これに加えてクラウドストレージを利用すれば、異なるメディアへの保存となります。これにより、特定のメディアに問題が発生しても、他のメディアが無事である可能性が高まります。
③ 「1」つのコピーはオフサイト（物理的に離れた場所）に保管する
最低でも1つのコピーは、物理的に離れた場所（オフサイト）に保管することが重要です。事務所が火災や盗難、水害などの被害に遭った場合でも、全てのデータが失われる事態を防ぐためです。クラウドストレージは、このオフサイト保存の要件を簡単に満たせる便利な方法の一つです。
士業におすすめの具体的なバックアップ方法
「3-2-1ルール」の原則を踏まえ、具体的にどのようなバックアップ方法があるのかを見ていきましょう。
外付けHDD・NASの活用とメリット・デメリット
外付けHDD（ハードディスクドライブ）のメリット
比較的安価で大容量のデータを保存できます。持ち運びも可能で、手軽に導入できる点が魅力です
外付けHDD（ハードディスクドライブ）のデメリット
物理的な衝撃に弱く、故障のリスクがあります。紛失や盗難のリスクも考慮が必要です。手動での接続やコピー作業が必要になる場合があります
NAS（Network Attached Storage）のメリット
ネットワークに接続するため、複数のパソコンから同時にアクセス・保存が可能です。自動バックアップ機能を持つ製品も多く、事務所内の共有データ管理に優れています。RAID機能（複数HDDによる冗長化）でデータ保護を強化できる製品もあります
NAS（Network Attached Storage）のデメリット
外付けHDDより高価で、初期設定にやや専門知識が必要です。物理的な故障や事務所の災害リスクは依然として存在します
主要クラウドストレージ（Dropbox, OneDrive, Google Drive）連携のポイント
インターネットを通じてデータ保存が可能なクラウドストレージは、オフサイトバックアップの要件を満たし、非常に利便性が高い方法です。
Dropbox, OneDrive, Google Driveなどのメリット
いつでもどこからでもデータにアクセスでき、自動同期機能により常に最新のデータが保存されます。物理的な故障や災害のリスクが低い点が大きな強みです
Dropbox, OneDrive, Google Driveなどのデメリット
大容量の利用には費用がかかります。またインターネット接続ができない場所では使えません
Dropbox, OneDrive, Google Driveなどの注意点
士業においては、セキュリティ対策が強化された法人向けプランの利用を強くおすすめします。無料版や個人向けプランでは、サービス提供側のデータ管理体制やプライバシー保護が十分でない場合があります。顧客情報や機密情報を扱う特性上、どのクラウドサービスを利用するかの選定は慎重に行うべきです
専用バックアップソフトでの自動スケジュール設定と注意点
手動でのバックアップ作業は忘れがちです。専用のバックアップソフトを利用することで、指定した時間に自動でバックアップを実行できます。
手間を省き、バックアップのし忘れを防ぎます。差分バックアップ（変更があった部分だけを保存）や増分バックアップ（前回からの変更分だけを保存）など、効率的なバックアップが可能です
ソフトの選定は慎重に行い、信頼性の高い製品を選びましょう。バックアップがきちんと行われているか、定期的に動作確認や復元テストの実行が非常に重要です。バックアップできたと思っていても、実際には破損していたというケースもあり得ます
万が一！誤ってデータを消してしまった場合の復旧手順
どんなに万全なバックアップ体制を築いても、予期せぬトラブルでデータが失われることはあります。そんな時のための復旧手順を知っておきましょう。
まずはここから！ゴミ箱・クラウドの履歴機能での復元
データが消えたと思っても、すぐに諦める必要はありません。
１．ゴミ箱を確認:
パソコンからファイルを削除しても、まずは「ごみ箱」に入ります。ごみ箱を開き、必要なファイルがあれば右クリックして「元に戻す」を選択してください
２．クラウドサービスの履歴機能:
Dropbox、OneDrive、Google Driveなどのクラウドサービスには、過去のバージョンを復元する機能や、削除したファイルを一定期間保存しておく機能（ごみ箱のようなもの）があります。ウェブ版のサービスにアクセスして、履歴やごみ箱の項目を確認してみましょう
復元ソフトを使う方法と選定の注意点
ごみ箱からも復元できない場合、データ復元ソフトの利用を検討します。
復元ソフトとは
削除されたファイルは、すぐに物理的に消えるわけではありません。データが保存されていた場所が「空き領域」としてマークされるだけで、新しいデータで上書きされない限り、復元できる可能性があります。復元ソフトは、この「空き領域」に残されたデータを読み取り、復元を試みるツールです
使い方と注意点
削除後はすぐに使用を停止: データが上書きされることを防ぐため、削除に気づいたらすぐにパソコンの使用を中止してください
インストールに注意: 復元ソフトをインストールするドライブは、復元したいファイルがあったドライブとは別のドライブを選びましょう。同じドライブにインストールすると、それが原因でデータが上書きされてしまう可能性があります
信頼できるソフトを選ぶ: 無料ソフトも含め多数存在しますが、知名度が高く、実績のある有料ソフトの方が復元成功率が高い傾向にあります
最終手段！専門業者へのデータ復旧依頼と判断基準
自力での復元ソフトを使った復旧も難しい場合、データ復旧専門業者への依頼が最終手段となります。
依頼するケース
・HDDが物理的に破損した（異音がする、焦げ臭い、落下させたなど）
・パソコンが起動せず、データにアクセスできない
・復元ソフトでもデータが検出されない、あるいは復元されたファイルが開けない
専門業者に依頼するメリット
クリーンルームでの作業や、専用の高度な設備・技術を用いることで、破損がひどい場合でも復旧できる可能性が高まります
判断基準と注意点
費用: 非常に高額になる場合があります。まずは見積もりを取り、復旧の可能性と費用対効果を慎重に検討しましょう
信頼性: 復旧業者には技術力や実績に差があります。複数の業者から情報収集し、プライバシーマーク取得の有無や、実績公開の有無などで信頼できる業者を選びましょう
時間: 復旧には数日から数週間かかることもあります。業務への影響を考慮して判断が必要です
盤石な備えが士業の信用と業務継続を支える
士業にとってデータは、業務の根幹であり、顧客からの信頼を築く上で不可欠な財産です。ランサムウェアや物理故障、人為的ミスなど、データ消失のリスクは常に存在します。
今回ご紹介した「3-2-1ルール」に基づいたバックアップ体制の構築と、万が一の際の復旧手順を理解しておくことは、先生方の貴重なデータを守り、ひいては事務所の信用と業務継続を盤石なものにするための最重要課題です。
ぜひこの記事を参考に、今一度ご自身のバックアップ体制を見直し、安心して業務に専念できる環境を整えてください。
